Coaching-Software wechseln: was dir rechtlich zusteht

Der häufigste Grund, warum Coaches bei ihrer Tabelle bleiben, ist nicht der Preis und nicht die Bedienung. Es ist die Angst, sich zu binden. Ein Coach hat es uns kürzlich so gesagt: Bei externen Systemen sei das Problem, dass er dauerhaft an ein einziges System gebunden sei. Die Tabelle dagegen gehört ihm. Diese Sorge ist berechtigt, aber sie ist seit dem 12. September 2025 rechtlich deutlich kleiner geworden, als die meisten wissen. Wer heute eine Coaching-Software wechseln will, hat Ansprüche, die vorher nicht existierten. Dieser Artikel zeigt, welche das sind, welche Fristen gelten und welche sieben Fragen du vor der Unterschrift stellst.

Warum der Wechsel der Coaching-Software teurer wirkt, als er ist

Lock-in entsteht selten durch eine Klausel. Er entsteht durch Aufwand. Zwei Jahre Klientenverläufe, Trainingspläne, Check-ins und Notizen liegen in einer Struktur, die nur ein Anbieter lesen kann. Der Export ist ein PDF pro Klient, die Schnittstelle kostet extra, und für die Migration gibt es ein Angebot mit vierstelliger Summe. An dem Punkt rechnet niemand mehr, ob das neue Tool besser ist. Er bleibt.

Genau deshalb weichen viele Coaches auf Excel aus, statt eine Coaching-Software einzuführen, obwohl sie den Schmerz einer Tabelle mit vierzehn Spalten offen benennen. Die Tabelle ist nicht besser, sie ist nur unbestreitbar Eigentum. Wir haben die Abwägung zwischen beiden Wegen ausführlich in Coaching-Software oder Excel beschrieben. Der Punkt, der dort noch fehlte, ist der rechtliche: Das Eigentumsargument ist inzwischen kein Argument mehr für die Tabelle, weil der Gesetzgeber die Exportierbarkeit zur Pflicht gemacht hat.

Was der EU Data Act seit September 2025 vorschreibt

Kapitel VI der EU-Datenverordnung, kurz Data Act, regelt den Anbieterwechsel bei Datenverarbeitungsdiensten. Seit dem Geltungsbeginn am 12. September 2025 müssen ihm nicht nur neue, sondern auch bereits laufende Verträge entsprechen, und zwar unabhängig von der Größe des Anbieters. Das ist der Teil, den viele überlesen: Dein bestehender Vertrag über eine Coaching-Software aus dem Jahr 2023 fällt ebenfalls darunter.

Für Software as a Service, also für praktisch jede Coaching-Plattform im Browser, stehen drei Pflichten im Zentrum:

• Offene Schnittstelle, unentgeltlich. Der abgebende Anbieter muss dir und dem neuen Anbieter eine offene Schnittstelle für den betriebenen Dienst zur Verfügung stellen, kostenfrei, samt der nötigen Dokumentation.
• Export in verwertbarer Form. Daten und digitale Vermögenswerte müssen sich in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format exportieren lassen. In der Praxis heißt das CSV, JSON oder XML, nicht ein Stapel PDF-Dateien.
• Keine Wechselentgelte mehr. Zwischen dem 11. Januar 2024 und dem 11. Januar 2027 darf ein Anbieter nur noch Kosten berechnen, die unmittelbar mit dem Wechsel zusammenhängen. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte nach Artikel 29 vollständig verboten.

Was weiterhin Geld kosten darf, sind echte Zusatzleistungen über das Mindestmaß hinaus, etwa wenn du verlangst, dass der Anbieter deine Daten in ein bestimmtes Zielformat konvertiert oder den Wechsel beschleunigt. Der reine Export ist keine solche Zusatzleistung.

Coaching-Software wechseln: die Fristen, mit denen du planen kannst

Der Ablauf ist im Data Act durchgetaktet, und die Zahlen sind für die Planung eines Umzugs wichtiger als jede Funktionsliste.

• Ankündigungsfrist: maximal zwei Monate. Du teilst mit, dass du wechseln willst, danach hat der Anbieter höchstens zwei Monate für die technische Vorbereitung (Artikel 25 Absatz 2 Buchstabe d).
• Übergangszeitraum: maximal 30 Kalendertage. In dieser Zeit werden die Daten übertragen, und der bisherige Dienst muss erreichbar bleiben. Du darfst diesen Zeitraum einmalig verlängern, ohne das technisch begründen zu müssen, etwa weil du in Ruhe testen willst.
• Ausnahme bei hoher Komplexität. Kann der Anbieter die 30 Tage technisch nicht halten, muss er das innerhalb von 14 Arbeitstagen mitteilen und begründen. Dann darf der Übergang auf bis zu sieben Monate verlängert werden.
• Nachlauf: mindestens 30 Kalendertage. Auch nach dem Wechsel müssen deine Daten beim alten Anbieter noch abrufbar bleiben, damit du Lücken nachziehen kannst. Danach werden sie gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Für einen Coach mit dreißig Klienten heißt das konkret: Die Coaching-Software zu wechseln ist ein Projekt von zwei bis drei Monaten, nicht von einem Wochenende, und es lässt sich mit einer Frist planen, statt es zu erleiden.

Wo die Regel nicht greift

Drei Einschränkungen gehören zur ehrlichen Antwort dazu.

Erstens die gleiche Dienstart. Die Wechselvorschriften greifen nach Artikel 23 nur, wenn abgebender und übernehmender Dienst dieselbe Dienstart haben, also dasselbe Hauptziel, dieselben Hauptfunktionen und dasselbe Dienstmodell. Ausdrücklich erfasst ist daneben der Wechsel in die eigene IT-Infrastruktur. Wer also von einer Plattform zurück auf eigene Dateien will, ist ebenfalls geschützt.

Zweitens die Ausnahmen nach Artikel 31. Individuell entwickelte Dienste, die nicht in großem Maßstab kommerziell angeboten werden, und zeitlich begrenzte Testversionen sind von einem Teil der Pflichten ausgenommen. Wichtig ist die Grenze dieser Ausnahme: Offene Schnittstellen und der Export in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format bleiben auch dort bestehen. Und ein Anbieter, der sich auf eine Ausnahme beruft, muss dich vor Vertragsschluss darüber informieren, welche Pflichten bei ihm nicht gelten.

Drittens die offene Auslegungsfrage. Ob wirklich jedes SaaS-Produkt ein Datenverarbeitungsdienst im Sinne der Verordnung ist, ist juristisch noch nicht ausdiskutiert. In der Literatur wird vertreten, dass es nicht genügt, wenn ein Dienst technisch bloß auf Cloud-Infrastruktur läuft, und dass es auf ein vertraglich-funktionales Verständnis und damit auf den Einzelfall ankommt. Für dich als Kunde einer Coaching-Software folgt daraus nichts Dramatisches, aber es ist ein Grund, die Zusagen in den Vertrag zu schreiben, statt sich auf die Verordnung allein zu verlassen.

Artikel 20 DSGVO hilft dir nicht, deinen Klienten schon

An dieser Stelle verwechseln viele Coaches zwei Rechte, und die Verwechslung ist folgenreich. Das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO gehört der betroffenen Person, also deiner Klientin. Sie kann von dir verlangen, ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Du selbst bist gegenüber deinem Software-Anbieter aber nicht betroffene Person, sondern Kunde. Artikel 20 ist also nicht dein Hebel, wenn du die Coaching-Software wechseln willst. Dein Hebel ist Kapitel VI des Data Act.

Interessant wird es, wenn man beide Richtungen zusammen liest. Deine Klienten haben einen Auskunfts- und Übertragbarkeitsanspruch gegen dich. Erfüllen kannst du ihn nur, wenn du selbst an deine Daten kommst. Eine Coaching-Software ohne brauchbaren Export ist damit nicht nur ein Bindungsrisiko für dein Geschäft, sondern ein Erfüllungsrisiko für eine Pflicht, die du gegenüber deinen Klienten ohnehin hast. Wer seine Klientendokumentation sauber führt, löst beide Probleme mit derselben Entscheidung. Dasselbe gilt für die Übergabe eines Klienten an eine Kollegin: Auch sie scheitert an derselben Stelle, nämlich am fehlenden Export.

Sieben Fragen vor der Unterschrift bei einer Coaching-Software

Diese Liste ersetzt keine Rechtsberatung, aber sie deckt in einem einzigen Gespräch mit dem Vertrieb ab, was später teuer wird.

• In welchem Format bekomme ich meine Daten heraus, und liegt mir davon eine Beispieldatei vor?
• Sind Trainingsverläufe, Check-in-Antworten, Ernährungsdaten und Notizen im Export enthalten oder nur Stammdaten?
• Gibt es eine offene Schnittstelle samt Dokumentation, und ist sie im Preis enthalten?
• Was kostet ein Wechsel heute, und was ab dem 12. Januar 2027?
• Wie lange bleiben meine Daten nach Vertragsende abrufbar, und wann werden sie gelöscht?
• Berufst du dich auf eine Ausnahme nach Artikel 31, und wenn ja, auf welche?
• Kann ich den Export selbst auslösen, oder muss ich ihn beim Support beantragen?

Die vorletzte Frage trennt Anbieter zuverlässiger als jede Funktionsliste. Wer sie klar beantwortet, hat sich damit beschäftigt. Wer ausweicht, hat es nicht. Für die übrige Bewertung eines Tools haben wir die Kriterien in unserem Vergleich für Personal Trainer und in der Übersicht zur Klientenverwaltung gesammelt.

Was Coaches in unseren Gesprächen berichten

Wir sprechen laufend mit Trainern und Coaches im deutschsprachigen Raum. Drei Beobachtungen aus den letzten Wochen, anonymisiert:

• Ein Coach nannte die Bindung an ein einziges System als seinen wichtigsten Einwand gegen jedes externe Tool, noch vor Preis und Funktionsumfang. Auf die Rückfrage, ob ein sauberer Export reichen würde, kam die Präzisierung: Es geht ihm ebenso um die Anpassbarkeit an die eigenen Kennzahlen.
• Eine Ernährungscoachin mit einem laufenden Tool-Abo sagte, Coaching-Apps seien ihr zu teuer und zu weit weg vom Ziel. Der zweite Teil wiegt schwerer als der erste, und er beschreibt kein Preisproblem, sondern eines der Passung.
• Aus demselben Umfeld kam der Hinweis, dass ein Kollege mit der bezahlten Version eines bekannten Anbieters bereits an der eigenen Einrichtung gescheitert ist. Der Aufwand beim Einstieg ist damit die zweite Hürde neben dem Aufwand beim Ausstieg.

Zusammen ergibt das ein klares Bild. Eine Coaching-Software muss an beiden Enden offen sein, beim Einzug wie beim Auszug. Wer sie später einmal wechseln will, entscheidet das nicht am Kündigungstag, sondern am Tag der Unterschrift. Wie sich fehlende Verlaufsdaten im Alltag auswirken, haben wir in Klienten-Tracking im Coaching beschrieben.

Häufige Fragen

Kann mein Anbieter mir den Wechsel verweigern?

Nein. Kapitel VI des Data Act verpflichtet Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten ausdrücklich dazu, Hindernisse zu beseitigen, die einen Wechsel zu einem Anbieter derselben Dienstart oder in die eigene IT-Infrastruktur behindern. Er kann den Wechsel verzögern, wenn er technische Undurchführbarkeit innerhalb von 14 Arbeitstagen begründet, aber nicht verweigern.

Was gilt, wenn mein Vertrag vor September 2025 geschlossen wurde?

Die Vorgaben aus Kapitel VI gelten seit dem Geltungsbeginn am 12. September 2025 sowohl für neue als auch für zuvor geschlossene Verträge. Ein alter Vertrag schützt den Anbieter also nicht vor den Wechselpflichten.

Reicht ein PDF-Export als Datenexport aus?

In aller Regel nicht. Verlangt ist ein strukturiertes, gängiges und maschinenlesbares Format. Als solche gelten typischerweise CSV, JSON oder XML. Ein PDF ist zwar gängig, aber nicht ohne Weiteres maschinenlesbar im Sinne einer Weiterverarbeitung, weil sich die Struktur der Daten daraus nicht verlustfrei rekonstruieren lässt.

Ich nutze Excel und kein Tool. Betrifft mich das überhaupt?

Als Kunde eines Anbieters betrifft es dich erst beim Einstieg in ein Tool. Als Verantwortlicher gegenüber deinen Klienten betrifft es dich sofort, denn deren Anspruch aus Artikel 20 DSGVO auf Datenübertragbarkeit besteht unabhängig davon, ob du eine Tabelle oder eine Plattform nutzt. Die Frage ist also nicht, ob du Daten herausgeben können musst, sondern nur, wie aufwendig das bei dir ist.

Quellen

• Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Kapitel VI, insbesondere Artikel 23, 25, 29, 30, 31 und 34.
• Bundesnetzagentur, Datenverarbeitungsdienste und Anbieterwechsel, Stand 2026, mit Wechselablauf, Fristen und Abschaffung der Wechselentgelte.
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 20, Recht auf Datenübertragbarkeit.
• Schramm, esb Rechtsanwälte, zur Frage, ob jeder SaaS-Anbieter ein Datenverarbeitungsdienst ist, mit Verweis auf Siglmüller und Zdanowiecki, RDi 2025, 504.

Dieser Artikel ist eine redaktionelle Einordnung und keine Rechtsberatung. Für die Prüfung eines konkreten Vertrags ist eine Anwältin oder ein Anwalt für IT-Recht zuständig.

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